gestion salariale

Tout savoir sur la gestion salariale en Allemagne

Vous envisagez le recrutement d’un salarié en Allemagne et vous vous demandez quelle est la législation allemande en matière de gestion salariale ? Quelles cotisations sociales sont versées pour les salariés travaillant en Allemagne ? Comment établir des fiches de paie allemandes ou comment déclarer le paiement des charges sociales et fiscales ?

Les équipes de CCI France Allemagne assurent la gestion salariale de plus de 174 sociétés en Allemagne. Ce qui représente chaque mois un traitement de 476 fiches de paie.

Dans cet article, nous vous expliquons les règles locales en matière de gestion de vos salariés sur le plan administratif et fiscal, que vous disposiez d’une filiale ou non. Dans tous les cas, la législation locale du lieu de travail du salarié doit être respectée.

En quoi consiste la gestion salariale en Allemagne ?

En Allemagne comme en France, chaque salarié doit être inscrit à une caisse d’assurance maladie (il en existe plus de 200 en Allemagne) et cotiser pour la retraite et le chômage. Par ailleurs, les salariés sont soumis à l’impôt sur le revenu, retenu à la source en Allemagne et dont la collecte incombe aux employeurs. Les inscriptions à ces organismes, pour les employés comme pour les employeurs, doivent être réalisées en langue allemande.

De même, la cessation d’un contrat de travail implique quelques formalités à respecter, notamment vis-à-vis du fisc et des organismes sociaux. Il s’agit de ne pas les négliger sous peine de pénalités importantes.

En plus de ces règles administratives, la gestion salariale comprend aussi la gestion de paie. Pour calculer la paie ou la somme des rémunérations versées, il faut prendre en compte les salaires et traitements ainsi que d’autres rémunérations et avantages. Les salaires et traitements servent de base de calcul pour toutes les cotisations sociales, les impôts sur le revenu et les impôts supplémentaires dus par les employés.

Bon à savoir

Le portage salarial et la gestion des salaires sont différents

En Allemagne, il n’existe pas vraiment de contraintes à l’embauche d’un salarié allemand par une société française, même si cette société ne dispose pas de filiale locale. Il faudra alors veiller à établir un contrat de travail de droit local, et gérer les aspects sociaux et fiscaux avec les autorités locales. Il s’agit de gestion salariale.

On parle de portage salarial dans une relation tripartite avec d’un côté un contrat de travail établi entre un salarié et une entreprise de portage et d’autre part, un contrat commercial de mise à disposition conclu entre l’entreprise de portage salarial et l’entreprise cliente.

Les démarches d’inscriptions de votre société en Allemagne

Immatriculation de l’entreprise

À l’embauche, pour pouvoir déclarer vos salariés auprès des organismes sociaux et fiscaux, il faut immatriculer l’entreprise. L’immatriculation est nécessaire pour identifier l’entreprise lors des règlements des cotisations sociales.

Chaque entreprise en Allemagne doit être inscrite à l’Agence fédérale pour l’emploi (Bundesagentur für Arbeit) pour obtenir un numéro d’affiliation d’entreprise appelé Betriebsnummer. Cette obligation ne s’applique que sur le premier salarié.

La demande de numéro d’entreprise ne peut être faite que par l’employeur lui-même ou par des représentants habilités.

Inscription de votre société auprès de la caisse d’assurance maladie en Allemagne

Tout comme en France, le salarié en Allemagne doit être inscrit à une caisse d’assurance maladie. Il en existe plus de 200 en Allemagne. Pour cela, il faut inscrire votre société auprès de la caisse maladie choisie par vos salariés.

Inscription de votre société auprès de l’autorité fiscale en Allemagne

L’employeur doit prélever les impôts à la source. Pour cela, il doit inscrire sa société auprès du fisc allemand afin d’obtenir le Lohnsteuernummer qui lui permettra de retenir l’impôt à la source. Pour diverses raisons, il est possible que les autorités fiscales allemandes refusent l’attribution du numéro fiscal à l’entreprise étrangère lorsqu’elle ne dispose pas d’un établissement stable (Betriebsstätte) ou d’une forme juridique propre en Allemagne.

Dans ce cas, et à réception de la notification de refus du fisc :

  • la société ne pourra pas prélever l’impôt à la source
  • le salarié devra effectuer les démarches lui-même auprès de son centre des impôts, puis déclarer et payer lui-même l’impôt sur le revenu, ce qui en Allemagne peut représenter une contrainte, les salariés allemands étant habitués à ce que ces démarches soient effectuées par leur employeur.

Il est à noter que pour les entreprises en cours de constitution (« in Gründung« ) qui recrutent un salarié et pour lesquelles le fisc ne peut pas prélever l’IR tant que la société n’est pas inscrite, il est recommandé :

  • d’attendre l’inscription de l’entreprise au RCS avant de signer le contrat de travail, dans la mesure du possible, ou
  • de bien veiller à mettre l’IR collecté de côté pour le jour où le fisc le réclamera.

Par ailleurs, l’absence sur le sol allemand d’une propre structure opérationnelle fixe, notamment en matière de gestion des ressources humaines, exclut également actuellement toute possibilité de recours aux mécanismes publics de prise en charge des indemnités de chômage partiel.

Inscription de votre société auprès de la caisse d’assurance accident du travail en Allemagne

La gestion de l’assurance accidents du travail, pour le secteur privé, est assurée par les Berufsgenossenschaften. Pour couvrir vos salariés en cas d’accident, il faut s’inscrire à une caisse d’assurance accident du travail dont dépend votre secteur d’activité.

Le traitement mensuel des salaires

Gestion des fiches de paie

Les fiches de paie doivent être établies mensuellement. La fiche de paie allemande se présente d’une manière différente de la fiche de paie française.

Dans la fiche de paie allemande se trouvent :

  • les données personnelles du salarié et des informations liées à l’entreprise
  • les types de revenus perçus
  • les prélèvements d’impôts et prélèvements sociaux
  • le salaire perçu sur le compte bancaire en net.

Ci-dessous un exemple de fiche de paie allemande.

fiche de paie

Établir les bordereaux de cotisations sociales

Il y a 4 types de charges sociales en Allemagne qui correspondent aux branches de la sécurité sociale allemande (les taux datent de 2021) :

  • L’assurance maladie (Krankenversicherung) à hauteur de 7,3 %
  • L’assurance chômage (Arbeitslosenversicherung) à hauteur de 1,2 %
  • L’assurance retraite (Rentenversicherung) à hauteur de 9,3 %
  • L’assurance dépendance (Pflegeversicherung) à hauteur de 1,525 % ; elle offre une couverture pour les soins de longue durée pour cause de maladie surtout pour les personnes âgées.

Ces charges sociales sont nettement inférieures en comparaison avec la France. Ceci dit, il faut noter que l’impôt sur le revenu (IR) en Allemagne est plus élevé qu’en France.

Charges sociales en Allemagne

Les charges sociales ou cotisations sociales sont constituées des charges patronales et des charges salariales. Dans le tableau ci-dessous, sont indiquées les cotisations salariales et patronales en Allemagne pour 2021 :

cotisations sociales allemagne

Plafonnement des charges patronales en Allemagne

Au-delà du fait que le taux de charges patronales qui s’applique en Allemagne est inférieur à celui de la France (19,325 % contre 42 % en moyenne pour la France), le montant des cotisations patronales est plafonné à 17.000 € annuellement (chiffres de 2021). Cela signifie qu’à partir d’un salaire annuel brut de 85.200 €, le plafond des charges patronales est atteint.

Déclaration fiscale mensuelle

En Allemagne, l’employeur doit déclarer l’impôt sur les salaires de ses employés auprès de l’administration fiscale tous les mois. La déclaration fiscale comprend l’impôt sur le revenu qui est prélevé à la source et représente l’impôt le plus important pour les salariés, l’impôt de solidarité et, dans certains cas, l’impôt sur le culte si le salarié a déclaré sa religion. Une fois la déclaration fiscale réalisée, l’employeur reçoit en retour la Lohnsteueranmeldung pour sa société.

Transmettre la Lohnsteuerbescheinigung au salarié

La déclaration d’impôts est une démarche personnelle du salarié. Pour l’aider dans cette démarche, l’employeur a l’obligation de transmettre au salarié chaque année une Lohnsteuerbescheinigung. Cette attestation est un récapitulatif de l’ensemble des montants perçus et prélevés pendant l’année : salaire brut, cotisations sociales, déductions fiscales, avantages en nature, etc.

Véhicule de société

Dans la gestion de la paie, il est fréquent de devoir tenir compte de la mise à disposition d’un véhicule de société. Il est considéré comme un avantage en nature par les autorités fiscales sous réserve qu’il puisse être utilisé par le salarié également à des fins privées. Dans ce cas, il est soumis à l’impôt sur le revenu.

En règle générale, et à défaut de l’utilisation d’un « carnet de route » permettant au salarié de distinguer l’utilisation professionnelle de l’utilisation personnelle, c’est la règle du 1 % qui s’applique. Dans ce cas, chaque mois, 1 % du prix catalogue TTC du véhicule est reporté sur la fiche de paie.

Fin de contrat d’un salarié

À l’issue d’un contrat de travail, il y a également des procédures à suivre :

  • Annulation de l’inscription de la société auprès des organismes sociaux
  • Annulation de l’inscription de la société auprès du fisc allemand
  • Attestation pour l’agence pour l’emploi
  • Transmission des documents relatifs à la caisse des accidents du travail (ceux-ci sont transmis l’année N+1).

Comparatif de salaire en Allemagne et en France

Ci-dessous le comparatif d’un salaire net avant impôt pour un salarié français et un salarié allemand à partir d’un salaire brut de 2 780 € mensuel.

Calcul du salaire brut chargé :

Contrat français (en euros) Contrat allemand (en euros)
Salaire brut mensuel 2780 2780
Charges patronales
Assurance maladie 361,4 (13 %) 202,94 (7,3 %)
Assurance vieillesse 237,69 (8,55 %) 258,54 (9,3 %)
Côtisation chômage 111,2 (4 %) 33,36 (1,2 %)
Allocations familiales 145,95 (5,25 %) 0
Fonds de garantie des salaires 6,95 (0,25 %) 0
Retraite complémentaire 129,27 (4,65 %) 0
Assurance décès 41,7 (1,5 %) 0
Contribution solidarité autonomie 8,34 (0,3 %) 0
Aide au logement 2,78 (0,10 %) 0
Indemnités d'insolvabilité 0 3,33 (0,12 %)
Prise en charge arrêt maladie 0 77,84 (2,8 %)
Prise en charge congés maternité 0 15,01 (0,54 %)
Assurance dépendance 0 42,40 (1,525 %)
Total 1045,28 633,42
Salaire brut chargé 3825,28 3413,42

Calcul du salaire net avant impôt :

Contrat français (en euros) Contrat allemand (en euros)
Salaire brut mensuel 2780 2780
Charges salariales 611,6 (22 %) 537,24 (19,325 %)
Salaire net avant impôt 2168,40 2242,76

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