Créer une GmbH en Allemagne en 10 étapes

Pour pouvoir créer une GmbH, il faut définir les éléments ci-dessous :

• La raison sociale
• L’objet social qui indique le domaine d’activité de la société en Allemagne
• Le siège social
• Le montant du capital : en Allemagne le capital pour la constitution d’une GmbH est de 25 000 euros minimum
• La forme de gouvernance : un ou plusieurs gérants ? combien d’associés ?
• La répartition des parts sociales et donc des droits de vote. Dans la plupart des cas, les bénéfices et les pertes de la société à responsabilité limitée sont également départagés selon cette répartition en pourcentage. Les statuts incluent aussi les engagements imposés aux associés autres que ceux concernant leur participation au capital.

Il est à noter que tous les actes sont rédigés en allemand. Il est donc recommandé de faire appel à des experts bilingues non seulement pour rédiger les statuts mais aussi pour en faire une version française si vous ne maîtrisez pas la langue allemande.

En amont du projet, vous pouvez d’ores et déjà préparer les documents nécessaires comme l’extrait K-bis, la carte d’identité ou passeport des associés et gérants ainsi que leur justificatif de domicile.

Point de vigilance : veillez à ce que vos justificatifs soient à jour (en cours de validité) et que les adresses déclarées soient actualisées et concordantes entre les différentes pièces fournies.

Pour choisir la localisation de sa GmbH, les facteurs dont vous pouvez tenir compte sont la proximité des bassins économiques et des infrastructures logistiques, l’accès à une main d’œuvre et le taux d’employabilité.

Si les sièges sociaux du Mittelstand sont largement concentrés dans l’Ouest et le Sud du pays, les grands secteurs de l’économie sont bien répartis sur l’ensemble du territoire. Avec 15 villes de plus de 500 000 habitants, difficile de désigner une capitale économique en Allemagne. De plus l’Allemagne est un pays largement décentralisé, il n’est donc pas nécessaire d’avoir son siège à Berlin pour pouvoir faire des affaires dans le pays. Gerlingen, par exemple, ville du Bade-Wurtemberg de 20 000 habitants, accueille bien le siège de Robert Bosch.

Point de vigilance : il est déconseillé d’installer le siège de la société à l’adresse personnelle de son commercial, même lorsqu’il s’agit d’une bonne connaissance ou d’un ami. Si un jour il fallait se détacher de lui, les démarches seraient fastidieuses, coûteuses et risquées pour l’image de votre société.

A l’inverse, domicilier sa société dans un Centre d’affaires est une solution astucieuse et pratique.

Choisir le nom de votre société est une étape primordiale. Le nom choisi doit être vérifié notamment pour s’assurer qu’il n’a pas déjà été utilisé ou qu’il ne contrevient pas à la règlementation locale. Une recherche d’antériorité est nécessaire pour éviter des coûts supplémentaires et des retards si le nom n’est pas validé.

La dénomination sociale, qui peut soit être le nom d’un ou de plusieurs associés ou un nom encore inexistant, doit obligatoirement inclure la mention « GmbH ».

La création d’une société en Allemagne est un acte notarié.

Il est important de noter qu’à la suite de la signature des statuts, la société est dite « in Gründung » (en cours de constitution) mais n’est pas encore inscrite au « Handelsregister » (Registre du Commerce des Sociétés). Par conséquent, la responsabilité de la GmbH n’est pas encore limitée à hauteur du capital. Elle ne l’est qu’à partir du moment où elle est effectivement enregistrée au RCS.

Point de vigilance : entre l’acte notarié et l’immatriculation, les gérants et les associés sont personnellement responsables. Il vaut donc mieux attendre d’être inscrit au RCS pour démarrer son activité ainsi que pour démarrer les contrats de travail de ses premiers collaborateurs.

En parallèle de la signature des statuts chez le notaire, il faut ouvrir un compte bancaire pour la GmbH. Le gérant doit se présenter physiquement au rendez-vous bancaire. De nombreuses banques exigent que tous les gérants de la GmbH soient présents lors de l’ouverture du compte de la société pour la signature des documents d’ouverture de compte. Dans un 2^ème temps, les personnes devant avoir un accès au compte bancaire peuvent se « légitimer » à distance ou auprès d’une banque partenaire. Il faut donc se renseigner auprès de la banque à l’avance. En outre, si des associés sont étrangers, des documents supplémentaires seront nécessaires et l’ouverture du compte prendra plus de temps. Il vaut donc mieux être réactif et transparent pour valider cette étape. Sans ouverture de compte, il ne peut y avoir de versement du capital et donc d’enregistrement au RCS.

Il est possible de créer une GmbH en libérant la moitié du capital social minimum, soit 12 500 euros, en attendant la constitution complète du capital de 25 000 euros. Le montant du capital peut ne pas être entièrement libéré immédiatement, mais seulement d’1/4, toutefois à hauteur d’au moins 12 500 euros. La responsabilité est limitée à hauteur du capital de création et non pas du capital libéré. Cependant, il faut veiller au risque de sous-capitalisation si seulement la moitié du capital est libéré. En cas de sous-capitalisation et s’il y a une obligation de déclaration d’une cessation de paiement ou d’une insolvabilité, le gérant peut être considéré comme responsable personnellement en cas de manquement.

Le montant est à verser sur le compte bancaire ouvert au nom de l’entreprise. Il faut ensuite transmettre l’attestation de versement du capital social au notaire pour procéder à l’inscription au Registre du commerce.

Point de vigilance : L’ouverture d’un compte bancaire oblige à documenter tous les participants au capital dans le cadre du renforcement des contrôles de l’Union Européenne contre le blanchiment d’argent. Cette règle de « compliance » oblige les banques à vérifier l’identité de toutes les personnes physiques impliquées dans le capital de l’entreprise ainsi que l’activité de la société. Cette procédure peut être fastidieuse et prendre un certain temps. D’autant plus si les associés sont nombreux et/ou étrangers.

Une fois le capital versé et l’attestation de la banque reçue, le notaire procédera également à la publication au journal officiel « Bundesanzeiger ».

L’inscription au registre du commerce a généralement lieu entre 2 et 4 semaines après la réception par le notaire de tous les documents nécessaires. Dès que l’inscription de la GmbH est publiée, vous en êtes informés par courrier au siège de la société. Pensez donc impérativement à apposer le nom de votre société sur la boîte aux lettres de l’adresse professionnelle peu de temps après le rendez-vous chez le notaire. Dans le cas contraire, il est fort probable que le déroulement de l’inscription au registre du commerce soit retardé. Une fois la GmbH inscrite au registre du commerce, la société se voit attribuer un numéro HRB et la limitation de la responsabilité de la société est effective.

En parallèle de l’inscription au RCS, il faut missionner un représentant fiscal, généralement un expert-comptable allemand, car une société effectuant des opérations commerciales taxables en Allemagne doit adresser une demande d’attribution de numéro de TVA au bureau des impôts. L’expert-comptable inscrit la GmbH auprès du fisc local et fait la demande du numéro fiscal et  du numéro de TVA intra-communautaire. Ce dernier numéro, envoyé par courrier, servira pour la déclaration du chiffre d’affaires via la déclaration TVA.

Point de vigilance : en Allemagne les déclarations de TVA sont mensuelles ou trimestrielles. Elles doivent être transmises au plus tard le 10 du mois à l’administration fiscale.

Depuis le 1^er août 2021, toutes les sociétés implantées en Allemagne (notamment les GmbH, AG, KG et OHG, à savoir respectivement les SARL, SA, sociétés en commandite et SNC de droit allemand) sont tenues de déclarer leurs bénéficiaires effectifs dans un registre électronique appelé « Transparenzregister ». Ce registre a été introduit en 2017 pour éviter le blanchiment d’argent.

L’enregistrement au registre de transparence se fait en ligne sur transparenzregister.de.

Les personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement plus de 25 % des parts du capital social ou des droits de vote ou qui contrôlent de toute autre manière la société concernée doivent y être déclarées sous peine d’amende pouvant aller jusqu’à 100 000€ (ou jusqu’à 5M€ dans des cas graves).

Il est important de justifier d’une présence locale lorsque l’on exerce une activité professionnelle en tant que société. C’est pourquoi il est nécessaire de déclarer son activité à la commune.

Il est à noter que toutes les communes ne fonctionnent pas de la même façon pour valider la présence locale. Certaines demandent à justifier de locaux ou une présence propre comme Francfort/Main. Le plus simple est de passer par un centre d’affaires pour obtenir une adresse, un numéro de téléphone, et éventuellement des locaux.